Så behandlar vi person­uppgifter

Afa För­säkring tjänste­pensions­aktiebolag (Afa För­säkring), organisations­nummer 502033–0642.

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda person­uppgifter och för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning samt våra interna riktlinjer och rutiner för hantering av person­uppgifter.

Vi lagrar och behandlar i huvudsakligen person­uppgifter inom EU/EES. Person­uppgifter kan i vissa fall överföras till andra länder utom EU/EES, om du till exempel kontaktar oss när du befinner dig utomlands.

Nedan följer en beskrivning av de rättigheter du har som privatperson kring de person­uppgifter som behandlas av Afa För­säkring. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via infor­mationen under 7. Kontakt­uppgifter.

Du har följande rättigheter:

• Tillgång till person­uppgifter (registerutdrag) – du har rätt att få ett utdrag på de person­uppgifter som vi behandlar och infor­mation om den personuppgiftsbehandling som Afa För­säkring gör.

• Rättelse – du har rätt att få felaktig eller ofullständig infor­mation ändrad.

• Återkalla samtycke – du har rätt att återkalla ett samtycke som du har lämnat för en personuppgiftsbehandling.

• Radering – du har rätt att få upp­gifter borttagna under vissa specifika omständigheter, t ex om du återkallat ditt samtycke.

• Begränsning – du har rätt att kräva begränsning av en personuppgiftsbehandling, t ex om du motsätter dig uppgifternas riktighet, notera dock att detta kan påverka Afa Försäkrings hantering av ditt ärende.

• Automatiserat beslutsfattande – du har rätt att slippa vara föremål för automatiserat beslutsfattande eller profilering om beslutet har rättsliga följder för dig eller i betydande grad påverka dig. Det finns dock fall då automatiserat beslutsfattande kan vara tillåtet.

• Invändning – du har rätt att invända mot behandling som baseras på berättigat intresse, Afa För­säkring kan dock fortsätta behandla person­uppgifter om det finns tvingande skäl att göra detta som väger tyngre än integritetsintresset.

• Dataportabilitet – du rätt att kräva att person­uppgifter flyttas från oss till en annan part (denna rätt är begränsad till upp­gifter som du själv har lämnat till oss).

Om du anser att vår behandling av dina person­uppgifter inte sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, ber vi dig att kontakta oss så att vi kan undersöka frågan. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

En personuppgiftsbehandling är en aktivitet där Afa För­säkring hanterar person­uppgifter. Det kan vara allt från besöksregistrering när du besöker vårt kontor, till en utredning av ett försäkringsärende.

Afa För­säkring samlar in person­uppgifter om dig från flera olika källor. Det gör vi för att kunna hantera dina ärenden hos oss.

Framförallt får vi person­uppgifter direkt från dig. Det kan exempelvis gälla försäk­rings­ärenden, avtal, besök, eller andra typer av åtaganden där vi behöver samla in infor­mation för att kunna hantera ditt ärende på rätt sätt.

Vi samlar även in infor­mation från andra källor. De vanligaste är:

• Organisationer eller arbetsgivare som tecknat försäk­ringar som gäller för dig.

• Annan försäkringsgivare som kan vara involverad i samma ärende.

• Vårdgivare kopplat till försäkringsärende som gäller dig.

• Allmänt tillgängliga källor som t ex folkbokföringsregister.

• Myndigheter, t ex Försäkrings­kassan och Skatteverket.

• A-kassor och fackförbund vi sam­arbetar med.

Personuppgifter lagras så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka upp­gifterna samlas in eller som krävs enligt tillämplig lag. Det innebär att personuppgifterna kan lagras under olika lång tid.

Notera att lagringsperioderna också kan påverkas av om personuppgifterna anses nödvändiga för att upprätta, utöva eller försvara rättsliga anspråk inför domstol eller annan myndighet, varvid upp­gifterna sparas tills ett sådant förfarande avslutats.

När du omfattas av för­säkring som tecknats av din arbetsgivare bevarar vi de upp­gifter som är nödvändiga så länge som vi har skyldigheter enligt försäkringsvillkoren och så länge som du har möjlighet att framställa krav enligt dessa. Det här innebär att vi bevarar de person­uppgifter som hänför sig till försäkringen även en tid efter att avtalet har löpt ut. Du kan nämligen i vissa fall, så länge som den så kallade preskriptionsfristen löper, återkomma med kompletterande krav. När preskriptionstiden för avtalet sedan löper ut är våra mellanhavanden slutreglerade. Det här innebär alltså att vi har person­uppgifter sparade under preskriptionstiden, som varierar beroende på vilka försäk­ringar vi har avtalat om.

Sammanfattningsvis gäller att vi alltid måste bevara infor­mation, inklusive person­uppgifter, så länge som det är nödvändigt med anledning av de avtal, lagar och regler som gäller för försäkringsverksamheten. Vi måste bevara person­uppgifter bland annat med anledning av lagstiftning om exempelvis bokföring, preskriptionsregler och lagstiftning om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

När tiden för bevarandet löpt ut så raderas person­uppgifter i enlighet med våra rutiner för gallring.

För övriga ändamål som inte avses ovan, är gallringstiderna mycket kortare. Om du till exempel besöker Afa Försäkrings lokaler gallras upp­gifterna efter 24 timmar, och skickar du en spontan arbetsansökan till Afa För­säkring gallras dina upp­gifter efter 6 månader.

För att kunna tillhandahålla våra tjänster behandlas dina person­uppgifter i vissa fall av andra aktörer utanför Afa För­säkring. När Afa För­säkring anlitar externa aktörer får de endast behandla person­uppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda person­uppgifter för egna ändamål. Vidare är de skyldiga enligt lag och avtal att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina upp­gifter.

Samarbetspartners

För att uppfylla ändamålen med vår behandling av person­uppgifter som angivits ovan anlitar vi oss av samarbetspartners, som behandlar person­uppgifter på vårt uppdrag.

Myndigheter

Vi lämnar ut upp­gifter till olika myndigheter i förekommande fall, det gäller framförallt vid hantering och reglering av försäk­rings­ärenden, exempel på myndigheter är Skatteverket, Försäkrings­kassan eller brottsbekämpande myndigheter, för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk mot Afa För­säkring.

Forsknings­projekt

I vissa förekommande fall kan anonymiserade person­uppgifter (därmed inte klassade som person­uppgifter längre) lämnas ut till forskare i olika forsknings­projekt som Afa För­säkring står bakom. Vi kan på förfrågan från forskare komma att behandla person­uppgifter för att göra urval och skicka brev till dig för att ge dig möjlighet att delta i undersökningar som utförs av forskare. I dessa fall väljer du alltid själv om du vill delta i forskningsprojektet och vi lämnar inte ut några upp­gifter om dig direkt till forskaren. 

I samtliga fall då person­uppgifter behandlas för forskningsändamål ställer vi krav på att aktuellt forsknings­projekt ska ha ett etikprövningsgodkännande.

Överföring utanför EU/EES

Afa För­säkring strävar efter att behandla person­uppgifter inom EU/EES. I begränsad utsträckning anlitar vi leverantörer som finns utanför EU/EES. Om person­uppgifter överförs till en mottagare utanför EU/EES, så kallade tredjelandsöverföring, vidtar Afa För­säkring lämpliga åtgärder för att säkerställa skyddet för personuppgifterna. Detta sker t ex genom säkerställandet av att EU-kommissionens standardavtalsklausuler har ingåtts mellan Afa För­säkring och mottagaren av person­uppgifter, att landet håller en adekvat skyddsnivå enligt EU-kommissionens beslut eller att övriga skyddsåtgärder har vidtagits såsom nödvändigt i det enskilda fallet.  

Vidare kan person­uppgifter komma att lämnas ut till potentiella förvärvare i samband med en fusion eller en överlåtelse för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra den aktuella transaktionen.

Om du vill utnyttja dina rättigheter eller har frågor om behandlingen av person­uppgifter är du välkommen att kontakta oss på Afa För­säkring. Vill du utöva någon av dina rättigheter, kan du göra detta via vår tjänst Använd dina rättigheter, som du kan logga in på via länken nedan.