Aktivitets­baserat kontor passar vissa bättre än andra

Anita Pettersson-Strömbäck och Lisbeth Slunga Järvholm, forskare på Umeå universitet.

– När kommunalhuset i Örnsköldsvik skulle säljas flyttade knappt hälften av de anställda till nya enskilda kontorsrum, så kallade cellkontor. Drygt hälften flyttade till byggnaden Kronan, där man valde att börja arbeta aktivitets­baserat, sa Lisbeth Slunga Järvholm.

– Ett och ett halvt år efter flytten uppgav 92 procent av cheferna att de ville fortsätta arbeta aktivitets­baserat. 59 procent av handläggarna i gruppen stab och 55 procent av handläggarna i gruppen personal och ekonomi ville också fortsätta. I gruppen handläggare myndighet ville däremot ingen fortsätta med det nya arbetssättet.

Lisbeth Slunga Järvholm och Anita Pettersson-Strömbäck är docent i yrkes- och miljömedicin respektive medicine doktor vid Umeå universitet. De har nyligen avslutat ett treårigt forsknings­projekt finansierat av Afa För­säkring, där de studerat vilken effekt det aktivitetsbaserade kontoret i Örnsköldsvik haft på arbetsmiljö, arbetssätt, produktivitet och hälsa. I det gamla kommunalhuset hade de 374 tjänstemännen egna kontorsrum. 141 av dem flyttade till nya cellkontor och 233 flyttade till det aktivitetsbaserade kontoret. De flesta chefer flyttade till det aktivitetsbaserade kontoret, men varken chefer eller medarbetare fick själva välja typ av kontor.

– Det var en stor fördel för oss att kunna jämföra effekten av flytten till det aktivitetsbaserade kontoret med en kontrollgrupp, det vill säga de som flyttade till cellkontor. Temperatur och ventilation uppfattades som bättre i det aktivitetsbaserade kontoret. Bakgrundsljud var däremot något som uppfattades som störande, sa Lisbeth Slunga Järvholm.

– Vi kan inte säga att aktivitets­baserat kontor är bra eller dåligt. För vissa kan det vara ett stöd i verksamheten, medan andra upplever det som sämre.

Arbetsmiljö, produktivitet och hälsa

Båda grupperna tjänstemän upplevde att stödet med datortekniken fungerade bättre efter flytten, i synnerhet gruppen i det aktivitetsbaserade kontoret. Ingen av grupperna upplevde någon förändring i arbetsbelastning. Vad gäller produktivitet tyckte gruppen i cellkontor att den ökade något, medan den andra gruppen upplevde att den minskade.

– Cheferna i det aktivitetsbaserade kontoret tyckte att deras produktivitet var oförändrad. Handläggarna uppgav däremot att deras produktivitet försämrades efter flytten, sa Lisbeth Slunga Järvholm.

– Båda grupperna upplevde en något försämrad allmän hälsa ett och ett halvt år efter flytten. I det aktivitetsbaserade kontoret var koncentrationssvårigheter ett exempel på försämring och i cellkontor huvudvärk och känslomässig utmattning.

Fikakultur blev grogrund för konflikter

I det aktivitetsbaserade kontoret upplevde tjänstemännen en risk för att deras arbetsgrupp skulle splittras i och med att man inte alltid hade möjlighet att arbeta på platser intill varandra.

– En av dem sa att "jag har aldrig haft så mycket folk runt mig och jag har aldrig känt mig så ensam", sa Anita Pettersson-Strömbäck.

– Upplevelsen av att den egna arbetsgruppen riskerade att splittras gjorde att fikapauserna blev viktiga. Samtidigt blev de som satt intill soffgrupper och fikautrymmen störda av prat och skratt. Det blev en grogrund för konflikter.

Viktigt att tillgodose de anställdas behov

I det aktivitetsbaserade kontoret uppstod olika kulturer i olika delar av lokalerna. Tjänstemännen uppgav att de ibland var osäkra på om de kunde ta en ledig plats eller inte. De saknade tydliga regler i det nya kontoret.

– I efterhand uppfattade de anställda i Örnsköldsviks kommun att övergången till aktivitets­baserat kontor underlättades bland annat av att projektgruppen var sammansvetsad och lyhörd för att vissa var oroliga inför flytten. Faktorer man angav som försvårande vid övergången var oklara mandat, brist på kompetens hos cheferna när det gällde att hantera mänskliga relationer och att den oro vissa kände förstärktes, sa Anita Pettersson-Strömbäck.

– Sammanfattningsvis kan vi konstatera att det är viktigt att planera det aktivitetsbaserade kontoret så man kan tillgodose de anställdas behov utifrån arbetsuppgifter och individuella behov. Det är också viktigt att ta fram rutiner för det systematiska arbets­miljö­arbetet i det nya gemensamma kontoret.

Text och foto: Adam Fredholm