Kärnverksamheten utarmas när anställda begravs i papper

Orsaken är att nästan nio av tio sekreterare och assistenter har försvunnit och att andra förväntas att sköta deras upp­gifter inom ramen för sitt ”vanliga” arbete. Ofta utan utbildning och utan att ha anställts för detta.

Nya yrken med administration som kärnverksamhet

Anders Ivarsson Westerberg beskrev utvecklingen som en ”amatörisering” av det administrativa arbetet.

Samtidigt anställer organisationer fler avancerade administratörer inom ekonomi och HR än någonsin, och informatörer och kommunikatörer är den enskilda yrkesgrupp som ökar mest.

Ofta är dessa ”proffsadministratörer” kopplade till ledningsnivån vilket medför att de också ställer krav. Antalet chefer i offentlig sektor ökade från 30 630 till 46 600 mellan åren 2000 och 2010.

Administration behövs både för att hålla ihop stora organisationer och legitimera deras verksamhet utåt. De senaste årens privatisering och ekonomisering i form av bland annat New Public Management (NPM) har dessutom ökat behovet av uppföljning och granskning.

– Inom skolan finns en internationell nivå som inte fanns för 15 år sedan, sa Anders Ivarsson Westerberg och konstaterade att de så kallade OH-kostnaderna inom högskolan sedan 1970-talet har ökat från 25 till 50-60 procent.

Den ökade komplexiteten föder nya upp­gifter och datoriseringen har både ökat kapaciteten och möjligheterna. Att antalet IT-administratörer inte har ökat beror på att de oftast är inhyrda.

För andra har administration blivit en ny karriärväg.

– När Göteborgs stad skulle avlasta lärare och förskolepedagoger genom att plocka in arbetslösa, ville få lämna ifrån sig sina administrativa upp­gifter eftersom de gav yrket status, berättade Anders Ivarsson Westerberg. 

Systemkonstruktörer ser inte användarnas behov

Han påpekade också glappet mellan dem som konstruerar systemet och användarnas behov.

– Varför inte utgå från personalens behov, sa han och lyfte fram äldreomsorgen i Skönsmon i Sundvall som ett lyckat exempel på en organisation som byggts nerifrån och upp.

Forskningsprojektet "Begravd i papper" avslutade formellt i januari 2016 men fortsätter i praktiken genom nya forsknings­anslag.

Ett inspel från seminariedeltagarna var att undersöka hur väl de ekonomiska kalkylerna stämmer efter att organisationer har ”amatöriserat” sin administration och infört nya uppföljnings- och kontrollfunktioner.

Ett annat var att undersöka hur ökad administration påverkar anställdas hälsa i form av till exempel ökad stress. 

Text Birgita Klepke